Work Breakdown Structure (WBS) dan Menegement Resiko

   Selamat sore semua :D Kembali lagi dengan mimin disini, haha.. Disini saya mendapat tugas softskill lagi dari dosen, nampaknya ini tugas terakhir di semester tiga ini. Tugas kali ini tentang Work Breakdown Structure (WBS) dan Menegement Resiko. Untuk Menegement Resiko sendiri kita sudah membahas di pertemuan sebelumnya, namun untuk WBS sendiri saya belum mengerti sama sekali, maka dari itu kita akan bahas satu persatu dan akan menyimpulkan dari judul di atas. Lalu apa yang di maksud WBS? Mari kita bahas :D

1.  Work Breakdown Structure (WBS)

     Sebuah proyek yang komplek agar mudah dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-   komponen individual dalam struktur hirarki, yang dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS). Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponen – komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas – tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama waktunya.

a. Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain :
   •    Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan.
   •    Memberikan dasar untuk mengestimasi, daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya
   •    Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek.

b. Manfaat WBS.
    1. Perencanaan manajemen Risiko.
    2. Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek.
    3. Dapat merencanakan proyek kedepannya.
    4. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain untuk kelancaran proyek.

c. Bagaimana Membuat WBS yang benar?
    Sepanjang yang saya tahu, hampir tidak ada engineer proyek yang membuat WBS dengan benar. Padahal fungsi WBS sangat krusial bagi manajemen proyek karena WBS ini nantinya menjadi dasar dalam membuat berbagai proses proyek, seperti:
    1. Pembuatan schedule
    2. Analisis Risiko
    3. Cost budgeting
    4. Proses procurement
    5. Dan lain-lain


d. Sebagai contoh pengerjaan web design mempunyai WBS seperti berikut:
    1. - Pembuatan Disain
        - Membuat Disain di Photoshop
        - Membuat Cropping dengan Dreamweaver
    2. - Pengerjaan Programming
        - Mendisain table
        - Membuat CMS (Content Management System)
        - Melakukan programming di tampilan website
        - Membuat dokumentasi CMS
    3. - Pengisian website
        - Mengisi website
        - Melakukan training pemakaian CMS
    4. Dan seterusnya

     Kemampuan membuat WBS sangat menentukan ketepatan waktu pengerjaan project. Ditambah dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang bagus, maka project memungkinkan dikerjakan secara tepat waktu . 

2. Manajemen dan Resiko

    Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.
     Manajemen risiko mulai diperkenalkan di bidang keselamatan dan kesehatan kerja pada era tahun 1980-an setelah berkembangnya teori accident model dari ILCI dan juga semakin maraknya isu lingkungan dan kesehatan. Manajemen risiko bertujuan untuk minimisasi kerugian dan meningkatkan kesempatan ataupun peluang. Bila dilihat terjadinya kerugian dengan teori accident model dari ILCI, maka manajemen risiko dapat memotong mata rantai kejadian kerugian tersebut, sehingga efek dominonya tidak akan terjadi. Pada dasarnya manajemen risiko bersifat pencegahan terhadap terjadinya kerugian maupun ‘accident’.

a. Menejemen Resiko Menurut Para Ahli

     - Menurut Smith, 1990 Manajemen Resiko didefinisikan sebagai proses identifikasi, pengukuran, dan kontrol keuangan dari sebuah resiko yang mengancam aset dan penghasilan dari sebuah perusahaan atau proyek yang dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian pada perusahaan tersebut.

     - Menurut Clough and Sears, 1994, Manajemen risiko didefinisikan sebagai suatu pendekatan yang komprehensif untuk menangani semua kejadian yang menimbulkan kerugian.

     - Dorfman, 1998, p. 9 Manajemen risiko dikatakan sebagai suatu proses logis dalam usahanya untuk memahami eksposur terhadap suatu kerugian.

b. Tujuan Menejemen Resiko

• Melindungi perusahaan dari risiko signifikan yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. 

• Memberikan kerangka kerja manajemen risiko yang konsisten atas risiko yang ada pada proses bisnis dan fungsi-fungsi dalam perusahaan.

• Mendorong menajemen untuk bertindak proaktif mengurangi risiko kerugian, menjadikan pengelolaan risiko sebagai sumber keunggulan bersaing, dan keunggulan kinerja perusahaan.

• Mendorong setiap insan perusahaan untuk bertindak hati-hati dalam menghadapi risiko perusahaan, sebagai upaya untuk memaksimalkan nilai perusahaan.

• Membangun kemampuan mensosialisasikan pemahaman mengenai risiko dan pentingnya pengelolaan risiko.

• Meningkatkan kinerja perusahaan melalui penyediaan informasi tingkat risiko yang dituangkan dalam peta risiko (risk map) yang berguna bagi manajemen dalam pengembangan strategi dan perbaikan proses manajemen risiko secara terus menerus dan berkesinambungan. 

     Pelaksanaan manajemen risiko haruslah menjadi bagian integral dari pelaksanaan sistem manajemen perusahaan/ organisasi. Proses manajemen risiko Ini merupakan salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk terciptanya perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Proses manajemen risiko juga sering dikaitkan dengan proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Manajemen risiko adalah metode yang tersusun secara logis dan sistematis dari suatu rangkaian kegiatan: penetapan konteks, identifikasi, analisa, evaluasi, pengendalian serta komunikasi risiko. Proses ini dapat diterapkan di semua tingkatan kegiatan, jabatan, proyek, produk ataupun asset. Manajemen risiko dapat memberikan manfaat optimal jika diterapkan sejak awal kegiatan. Walaupun demikian manajemen risiko seringkali dilakukan pada tahap pelaksanaan ataupun operasional kegiatan. 

 C. Kesimpulan

     Work Breakdown Structure (WBS) dan menejemen resiko sebenarnya saling berkaitan dan saling membutuhkan satu sama lain. WBS memiliki sifat cepat, dengan membagi tugas kebeberapa kelompok kecil yang akan menyelesaikan tugas secara bersama, untuk mencapai tujuan yang sama pula. Tidak perlu di pungkiri dengan cara memecah belah menjadi kelompok-kelompok kecil, kemungkinan terjadi nya masalah sangat besar. Oleh karena itu, WBS membutuhkan Menejemen Resiko yang bagus, bisa melihat apa yang tidak bisa di lihat kelompok kecil tersebut. Dengan adanya menejemen yang baik, kerugian yang ditimbulkan pun akan sangat kecil, atau mungkin tidak ada. Jadi, WBS dan Menejemen Resiko saling bekerja sama, akan menghasilkan pekerjaan yang cepat dengan resiko yang sangat mungkin tidak ada.